20 de septiembre de 2010 / 19:29 / en 7 años

COLUMNA-Etiqueta moderna: Lidiar con la sobrecarga de correos

Por Richard Baum

NUEVA YORK (Reuters) - Imagina que cientos de personas te hablan al mismo tiempo sobre decenas de temas distintos, y que cada uno espera una respuesta inmediata. Te volverías loco, o al menos subirías el volumen del iPod.

Y sin embargo, así es como puede sentirse uno al mirar la bandeja de entrada de su correo electrónico: una sucesión de preguntas, comentarios e invitaciones que instan a una respuesta rápida.

Sabemos que es educado responder rápido; es un instinto de etiqueta en el que hemos evolucionado desde que el hombre de la Edad de Piedra charlaba con el vendedor de hierro cueva a cueva

Y es una de las razones por las que comprobamos nuestras BlackBerry tan a menudo.

Más de un cuarto de los estadounidenses y un quinto de los británicos que miran su correo fuera de horas de trabajo lo hace porque sienten que se espera de ellos que respondan rápido, incluso fuera de las horas "normales" de oficina, según una encuesta publicada este mes por Xobni, un fabricante de software para buscar en la cuenta de Outlook.

(Las comillas son para la gente que piensa que el trabajo abandonó los horarios normales en torno al mismo día que Motorola pensó que sería una gran idea dejar que la gente llevara el teléfono en el bolsillo).

Pero las respuestas veloces suelen ser poco prácticas, especialmente si trabajas para una de esas empresas que esperan que trabajes de verdad. Así que aquí hay algunas estrategias para lidiar con una bandeja de entrada abarrotada sin perder la calma.

CONVIERTETE EN UN NINJA DE LOS FILTROS

Outlook y otros programas de correo permiten establecer filtros que sólo muestran los mensajes que cumplen tus criterios. Yo tengo uno llamado "Contactos principales" que sólo me muestra mensajes de mi jefe, mis subordinados directos y otras direcciones que le he ordenado buscar a Outlook. Estos suelen recibir la respuesta más rápida.

Otro llamado "Sólo a mí" me muestra los correos en los que mi dirección es la única en la línea de "Para:." Es probable que también se merezcan una respuesta más rápida, aunque sólo sea porque nadie más va a contestarlos por mí.

También puedes crear filtros con criterios como "Familia", "Banco", "Gente que me ha demandado" o lo que te ayude a encontrar los mensajes más importantes.

REDUCE TU POLUCION DE COPIAS

Muchos de nosotros utilizamos la línea de "cc" con demasiada frecuencia, copiando a todo el mundo en la empresa u organización que haya expresado una opinión hace poco sobre el tema del que estamos escribiendo.

Puedes disuadir a los aficionados a la copia explicándoles educadamente lo que necesitas saber ("Estoy deseando saber más de la nueva línea de herramientas de hierro, John. Entre tanto, estoy seguro de que Paul puede mantenerme informado sobre cualquier cambio menor sobre nuestra decisión de ir abandonando la piedra").

Pero la mejor etiqueta se enseña con el ejemplo. Reduce tu "cc" y confía en que otros sigan tu ejemplo.

¿Tienes alguna idea para manejar un correo electrónico repleto? Escríbeme a r.baum@thomsonreuters.com. Pero no esperes una respuesta inmediata.

Traducido por la Redacción de Madrid

0 : 0
  • narrow-browser-and-phone
  • medium-browser-and-portrait-tablet
  • landscape-tablet
  • medium-wide-browser
  • wide-browser-and-larger
  • medium-browser-and-landscape-tablet
  • medium-wide-browser-and-larger
  • above-phone
  • portrait-tablet-and-above
  • above-portrait-tablet
  • landscape-tablet-and-above
  • landscape-tablet-and-medium-wide-browser
  • portrait-tablet-and-below
  • landscape-tablet-and-below